Funciones de base de datos en Excel [GUÍA COMPLETA] – ADN Cloud

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La importancia de dominar las funciones de base de datos en Excel es porque ellas permiten conocer y compartir información vital a gran velocidad. Por tanto, su utilización es común en las empresas data driven, las cuales entienden que mediante la analítica de datos pueden tomar decisiones cinco veces más rápido que la competencia (Bain & Company).

En este mismo panorama, se estima que el valor del mercado de la analítica de datos llegue próximamente a los 20 mil millones de dólares (Gartner). Pues muchas organizaciones están optimizando sus procesos de gestión y análisis de datos, incluyendo el uso de las funciones de databases en Excel.

¿Qué son las funciones de base de datos en Excel? (Concepto)

Las funciones de base de datos son las que permiten la creación, modificación y depuración de los datos dentro de una database en Excel. Esto mediante operaciones matemáticas que se cumplen de manera automática según las especificaciones del usuario y la sintaxis de cada función introducida. Dichas operaciones pueden ser de suma, multiplicación, conteo o extracción.

Estas funciones son similares al resto de funciones ofrecidas por Excel, pero en este caso llevan el prefijo BD en su sintaxis, lo cual hace referencia a su utilidad solo en las bases de datos.

Tipos de funciones de base de datos en Excel

Excel tiene doce funciones de base de datos. Alfabéticamente, dichas funciones son las siguientes:

1. Función BDPROMEDIO: devuelve el promedio de los valores seleccionados de un campo de registros.
2. Función BDCONTAR: cuenta las celdas que contienen números en un campo de registros.
3. Función BDCONTARA: cuenta las celdas que no están vacías en un campo de registros.
4. Función BDEXTRAER: extrae un único valor de un campo de registros que cumple con los criterios especificados.
5. Función BDMAX: arroja el valor máximo de un campo de registros que cumple con los criterios especificados.
6. Función BDMIN: arroja el valor mínimo de un campo de registros que cumple con los criterios especificados.
7. Función BDPRODUCTO: multiplica los valores de un campo de registros.
8. Función BDDESVEST: calcula la desviación estándar basándose en una muestra y usando los números de un campo de registros.
9. Función BDDESVESTP: calcula la desviación estándar basándose en toda la población y usando los números de un campo de registros.
10. Función BDSUMA: suma los valores de un campo de registros.
11. Función BDVAR: calcula la varianza basándose en una muestra y usando los números de un campo de registros.
12. Función BDVARP: calcula la varianza basándose en toda la población y usando los números de un campo de registros.

Sintaxis de las funciones de base de datos en Excel

De acuerdo con los tipos de funciones vistos anteriormente, tenemos que la sintaxis de las funciones de base de datos en Excel son las siguientes:

1. BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
2. BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
3. BDCONTARA(base de datos, campo, criterios)
4. BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
5. BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
6. BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
7. BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
8. BDDESVEST(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
9. BDDESVESTP(base de datos, campo, criterios)
10. BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
11. BDVAR(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
12. BDVARP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

Otras funciones de Excel

Aparte de las funciones de base de datos, en Excel se pueden aplicar otro tipo de funciones a las hojas de cálculo. De estas últimas, existen trece categorías según áreas de:

• Compatibilidad
• Cubo
• Fecha y hora
• Ingeniería
• Finanzas
• Información
• Lógica
• Búsqueda y referencia
• Matemática y trigonometría
• Estadística
• Texto
• Definidas por el usuario
• Web

Todas ellas pueden consultarse aquí por orden de categorías o aquí por orden alfabético.

Función BASE de Excel

La función BASE en Excel permite convertir un número en una representación de texto con la base proporcionada. Esta base debe ser un número entero entre 2 y 36.

La sintaxis de la función BASE de Excel es: BASE(Número; Base [Long_mín]).

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Solo por citar un ejemplo de funciones de base de datos, vamos a tomar como referencia la función BDCONTARA.

La sintaxis de esta función de base de datos tiene los siguientes argumentos obligatorios:

• <c0>Base_de_datos</c0>
• <c0>Nombre_de_campo</c0>
• <c0>Criterios</c0>

En cuanto a los criterios, cuando escribimos =texto en una celda, Excel considera que se trata de una fórmula e intenta calcularla. Para evitar esto, debemos usar la sintaxtis =»= texto » .

Para ejemplos de función de base de datos más detallados con la función BDCONTARA, puedes consultar la página oficial de ayuda sobre esta función. Allí encontrarás ejemplos sobre:

• Varios criterios en una columna
• Varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios
• Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios
• Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para varias columnas
• Varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para una columna
• Criterios para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros
• Criterios creados como resultado de una fórmula
• Filtrar por valores superiores a la media de todos los valores incluidos en el rango de datos

Diferencia en los resultados de funciones de base de datos entre Windows y Windows RT

Las computadoras con Windows poseen arquitecturas x86 (x32) o x86-64, mientras que con Windows RT poseen arquitecturas ARM. La diferencia entre ambas arquitecturas radica en el diseño de sus procesadores.

Por tanto, al utilizar las funciones de base de datos en cada uno de estos sistemas se pueden ver ligeras diferencias en los resultados. “Estas diferencias pueden notarse a un nivel muy alto de precisión, como en el dígito significativo 14 o 15”, así lo indica un artículo de Soporte de Office.

Funciones de base de datos SQL

Más allá de Excel, en cuanto a las funciones de base de datos SQL existen cinco tipos. Dichos tipos de funciones son:

• De agregado
• Analíticas
• De categoría
• De conjuntos de filas
• Escalares

De las funciones Escalares de base de datos SQL, existen las siguientes:

De configuración

De conversión

Del cursor

Tipos de datos y funciones de fecha y hora

JSON

Lógicas

Matemáticas

De metadatos

De seguridad

De cadena

Del sistema

Estadísticas del sistema

De texto e imagen

Dificultad en la gestión de las bases de datos en las empresas

Según la investigación 2019 Big Data and AI Executive Survey realizada por NewVantage Partners, el 93% de las empresas tienen dificultad de convertirse en data driven no por algún obstáculo en el acceso a las tecnologías, sino por el cambio en la cultura organizacional que se requiere.

En este sentido, Mediacloud es un agente de cambio y transformación que ayuda a las empresas a optimizar la gestión de sus bases de datos y sistemas de almacenamiento de información. Esto sin necesidad de que ellas deban asumir los gastos de contratación de personal capacitado y experimentado.

De hecho, el 80% de las organizaciones tienen contemplado recurrir a personal externo para los complejos procesos de análisis de datos (Forrester).

Como partner de Oracle Cloud, Microsoft Azure y VMware, Mediacloud dispone de personal especializado en extraer el máximo valor comercial de los datos a través de las funciones de base de datos tanto de Excel como en cualquier otro sistema de databases.