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Hoy en día, las empresas necesitan simplificar las labores de oficina para hacer el trabajo más práctico y dinámico. Para lograrlo, implementan herramientas que les permiten automatizar, optimizar y mejorar la operatividad de la organización, a esto se le conoce como ofimática. Una de esas herramientas es la suite ofimática, un recurso indispensable para la gestión de documentos y archivos.
¿Qué es una suite ofimática o paquete de oficina?
Una suite ofimática o paquete de oficina consiste en un conjunto de programas informáticos integrados en un paquete. Dicho paquete contiene aplicaciones que, entre otras funciones, permiten crear, modificar, organizar, enviar, recibir, almacenar, escanear e imprimir documentos y archivos.
Un paquete de oficina incluye, entre sus herramientas básicas, un procesador de texto y una hoja de cálculo. También puede contener bases de datos, maquetadores, herramientas de autor, programas para análisis estadísticos de datos, editores (de imágenes, de presentaciones, de proyecto, de páginas web), programas de correo electrónico, agenda, navegador web, entre otras.
Algunas de las suites ofimáticas más reconocidas son Microsoft Office y OpenOffice.
Características de una suite ofimática
Entre las principales características de una suite ofimática se encuentran:
- Fácil manejo de programas básicos: aplicaciones como la hoja de cálculo, las presentaciones y el procesador de texto son fáciles de utilizar. Sin embargo, el nivel de dificultad incrementa con otros programas de mayor complejidad, como la base de datos. Por lo general, estos precisan un curso de preparación para poder ser utilizados de manera óptima.
- Funciones integradas: todos los programas de un paquete de oficina pueden interactuar entre sí mediante una interfaz de usuario homogénea. De esta forma, es posible generar unos gráficos en una hoja de cálculo e integrarlos a una presentación. Así, al momento de actualizar los datos, los cambios se harán en ambos programas en tiempo real.
- Uso online y offline: una suite ofimática puede usar de manera offline. Sin embargo, al utilizarla conectada a una red, se obtienen los beneficios de sincronización entre otras computadoras, usuarios, programas o aplicaciones en la nube.
Ventajas y desventajas de una suite ofimática
La suite ofimática
es desde hace muchos años uno de los recursos indispensables de una
organización. Algunas de las ventajas y desventajas a considerar de esta
herramienta son las siguientes:
Ventajas de un paquete de oficina
- Facilita tareas cotidianas e importantes dentro
de una empresa, como la edición de textos, la elaboración de cálculos o la
creación de presentaciones. Todo de forma personalizada. - Mejora la comunicación en la empresa, gracias a
sus herramientas para compartir y sincronizar documentos en tiempo real. - Se pueden encontrar múltiples opciones en el
mercado, tanto gratuitas (OpenOffice), como de pago (Microsoft Office).
Desventajas de una suite ofimática
- Cada paquete de oficina es desarrollado con características particulares, esto hace que los documentos creados en una suite ofimática como Microsoft Office no sean completamente compatibles con otras marcas. Esto impide abrir archivos y, de hacerlo, puede haber fallas por incompatibilidad entre las suites ofimáticas.
- El uso a profundidad de herramientas como las hojas de cálculo o las bases de datos exigen cierto nivel de conocimiento para poder realizar operaciones complejas o avanzadas. Por lo tanto, si no se cuenta con un personal preparado en esta área, será necesario hacer una inversión extra de tiempo y dinero en capacitaciones.
Tipos de paquetes ofimáticos
En términos generales, una suite ofimática se puede clasificar por su red de conexión o
por la cantidad de plataformas a las que puede conectarse.
Suite ofimática por red de conexión
Se refiere a los medios por los cuales una suite
ofimática puede conectarse para realizar sus funciones, estas son:
- Suite ofimática en escritorio: este
paquete ofimático se conecta a una red local o también puede funcionar offline.
Es necesario realizar la instalación del software en el ordenador y se
caracteriza por tener una amplia variedad de diseños de documentos.
Ejemplo: Microsoft Office.
- Suite ofimática en línea: este paquete ofimático necesita únicamente de acceso a internet para disfrutar de sus funciones mediante un servicio en la nube. No es necesario realizar una instalación completa del software en el ordenador, se puede acceder a los documentos desde cualquier otro dispositivo con conexión a internet y tiene opciones de diseño de documentos restringidos (en comparación con la suite ofimática en escritorio).
Ejemplo: Microsoft Office online.
Paquete ofimático por cantidad de plataformas
Se refiere al número de sistemas operativos con los que
es compatible la suite ofimática. Estas se dividen en:
- Suite ofimática uniplataforma: paquetes
de oficina que son compatibles con un solo sistema operativo.
Ejemplo: iWork, es una suite ofimática cuyo propietario es Apple y brinda sus funciones a su sistema operativo.
- Suite ofimática multiplataforma: paquetes
de oficina que son compatibles con dos o más sistemas operativos distintos.
Ejemplo: OpenOffice tiene
versiones compatibles con Windows, GNU/Linux y Mac OS X.
La suite ofimática es una de las herramientas digitales más implementadas por las empresas en toda la historia. Hoy día, la gran variedad de opciones les ha permitido migrar sus datos a la nube online para hacer mucho más práctico el acceso a la información. Gracias al potencial de estos software, muchas organizaciones han optado por contar con distintos tipos de paquetes ofimáticos para optimizar el manejo de la información tanto dentro como fuera de las oficinas.
